平成26年度 第1回 理事会 議事録

投稿日時:2014年12月15日 12:16
お知らせカテゴリー:事務局からのお知らせ

日 時:平成26年12月8日(日)13:00~15:00
会 場:東京都立久留米西高等学校「応接室」
出 席:5名 益子氏(9期)、丘氏(1期)、印南氏(8期)、大原氏(37期)、伊坂氏(12期)
欠 席:3名 早尾氏(12期)、飯田氏(第10期)、渡邉氏(第18期)
臨 席:1名 (ハイアットリージェンシー東京 営業 鎌田氏(12期)

 

【第1回 理事会 議事】
2014年10月4日の幹事会で承認された理事会の第1回会合が執り行なわれた。
理事会では、幹事会より一任された「楢葉会」創立40周年の記念式典のアウトラインについて
下記の通り検討がなされた。

 

<議事内容>

  • 記念式典の組織体制と役割分担について
  • 式典開催日程、開催場所について
  • 会場の仮抑えについて
  • 式典運営のプロセス確認について

 

議事1. 記念式典の組織体制と役割分担について

理事会において、記念式典の運営のための組織として「実行委員会」を発足させることが決定した。実行委員会は、2015年5月の総会・幹事会にてメンバーを選出する。
役割分担は、当役員会で記念式典のアウトラインを描き、実行委員会では、決定したアウトラインを確認・追認した上で、運営企画の立案と運営を担うこととなった。
尚、委員会業務の負担を軽減するため、雑用などについては、なるべくアウトソースする。

議事2. 式典開催日程、開催場所、予算について

式典開催は、幹事会の意向を受け、2016年11月6日(日)にて開催することが正式に承認された。開催場所は、地方参加者の便も鑑みて「新宿」とする。
予算については、現状、累積拠出金が900万程度のプールがあるが、40周年会報の発行や開催のための通信費、今後の会の運営費などを考慮すると、当式典に拠出できる予算額は、おおむね300万円程度となる。(会場費などとして拠出する)
式典の飲食などについては、参加者より応分の会費を徴収する予定。
なるべく自前でできる事は行ない、諸経費の支出を抑えるように留意する。

議事3. 会場の仮抑えについて

参加人数の想定は、前回20周年式典の参加人数の実績に基づいて700人集客を前提に会場手配の計画を進める。
尚、700規模の会場の仮抑えのために、とりあえず、セールスのあった「ハイアットリージェンシー東京」へ先行して依頼しておく。(あくまでも今回は、仮抑えに留める)
また、別途、京王プラザホテルなどの相見積もりを取り、運営の透明性を担保する。<算定根拠>

 

●20周年式典参加者実績 約250人/ 約5000人(約5%)
→40周年 卒業生約1万人×5% = 500人

●40周年式典、および、教職員等も含めプラス2%の乗率。 700人と想定。

<オブザーバーコメント>(ハイアットリージェンシー東京 鎌田氏より)

ホテルの予約は、1年前からでないと正式に予約を入れることができません。
ただ、ホテル側は、基本的に結婚式の申込みなどを優先する傾向にあるため、700人規模の会場を早い段階で、また、同窓会などが飛び込みで予約するのは難しいのが実情。
今回は、事前相談を頂けましたので、特別に11月日程を仮予約としてキープさせて頂きます。尚、2015年5月末までに実行委員会を開催いただき、確定頂きたいと存じます。

議事4. 式典運営のプロセス確認について

式典運営の透明性を担保するために、業者選定においては、プロセスとして、3社程度から相見積もりを取り、コスト、サービスを鑑みて選定するものとする。
また、剪定プロセスを明確にするために議事録を取り、HPに公開する。

40周年記念行事として、記念式典の開催がメインの取り組みになるが、参加できない卒業生への公平性も担保する必要があるため、理事会として、40周年記念会報の発行も合わせて検討していく。

質疑
1) 通信費を低減するためにメールアドレスを集めるなどの対応が必要ではないか
→管理PCをネットに接続させることにより、個人情報の漏洩リスクが高くなるため、現状においては、費用も手間もかかるが、郵便物を第一選択としています。

 

2) そもそもホテルありきで式典開催を検討するのは如何なものか。
例えば、当会の目的は、学校をいかに盛り立てるか、卒業生と在校生とのつながりを持つなどが趣旨だと考えると、学校行事に合わせて、体育館を借りるなどして式典を執り行うことはできないのか。→学校設備の使用については、学校側の理解が得られず難しいのが実情。
今回の活動をキッカケにあらためて学校や在校生との関わりを増やせていけばよい。
当会の運営目的も大切だが、今回は、あまり余力もないので、式典中心に検討を進めたい。

 

3) 現状の組織設立運営のプロセスにおいて、規約通りになされていないため、一部瑕疵のある状況と解釈される可能性があり、どのように決議事項の透明性を図っていくのか。→現状、同窓会の運営においては、招集通知をしても反応が鈍く、参加者やなり手のない状況であることが否めない。そのため、規約通りの運営自体が難しい状況にあることをご理解頂きたい。
但し、このような中であっても透明性のある運営を行なうためには、正しいプロセスとエビデンスを明らかにするように運営上、留意されたい。
今後、式典開催をきっかけに同窓会の活動が高まっていくことを期待したい。

 

その他
1) 同窓会事務局は、都立久留米西高等学校とは、当然ながら別法人であるため、本来は、会の所在地を学校に設定するのは好ましくないと学校側から指摘を受けた。
一方で、本校卒業生の集合体である本会を別所在地に設定するのも本会趣旨から考えた場合は不自然でもある。以上から所在地については、同校に引き続き設置するよう学校長へ申し入れ、承認された。
但し、当然ながら会計や運営については、本会独自に管理運営を徹底する必要がある。(丘)

 

2) 事務局の運営事務は、応接室へ移動し、過去の保管書類は、今年度中に整理する。
学校内に保管を依頼しているため、1)の趣旨もあり、なるべく最小限度に留めたい。
会計関連については、5年間を目処に過去のものを破棄する。
おおよそ段ボール1個程度にて保管。(丘、印南)

 

3) 同窓会運営を活発化するために、卒業生に対し、同窓会について広く知らしめるように告知する印刷物を当年度より発行する。(丘・益子)

 

4) 次回の総会・幹事会は平成27年5月を予定。開催のために招集リストを作成し、3月頃に往復ハガキを代表幹事中心に送付する。(益子)

 

5) 将来的に、卒業して間もない年代を中心にして同窓会活動が活性化できるように、いままでの情報や各種リストを整理していく。(丘)

 

6) 次回、理事会、および、会計監査は2015年4月に開催を予定する。
議事予定 ・26年度活動報告・27年度活動計画・40周年記念式典、総会開催

・記念会報

・協賛事業(「土曜講習」以降の在校生対象の課題活動の企画検討)

以上