平成27年度 第2回 理事会 議事録

投稿日時:2015年11月12日 18:13
お知らせカテゴリー:総会・幹事会

日 時:平成27年10月18日(日)10:00~10:30
会 場:東京都立久留米西高等学校「応接室」
出 席:5名 益子氏(9期)、丘氏(1期)、大原氏(37期)、伊坂氏(12期)
欠 席:3名 川原氏(名誉会長)、早尾氏(12期)、

【第2回 理事会 議事】

第2回幹事会開催に先立ち、理事会が行われた。

 

<議事内容>

  • 幹事会の議事進行についての説明
  • 楢葉会総会・創立40周年記念式典
    • 会場、見積書報告の検討
    • 同窓会事務局委託見積りについて
    • 会費などの集金方法(ゆうちょ銀行振替口座開設)
    • 同窓会口座からの補助支出
    • 同窓会口座からの補助支出
    • 青梅信用金庫口座からゆうちょ銀行変更について
  • 総会、記念式典準備のスケジュールについて
  • 40周年記念会報について
  • 同窓会規約の改正について(前回からの見直し)

 

議事1. 幹事会の議事進行についての説明幹事会の議事進行についての説明
幹事会運営の役割分担、議事説明の内容確認が行われた。

  • 「会長挨拶」、「会場の問題・見積報告」、「同窓会規約の改正」の説明担当  益子氏
  • 「同窓会事務局委託見積」「40周年記念会報について」「全般の質疑応答対応」丘氏
  • 司会進行、議事録、「今後のスケジュール」伊坂氏

尚、本日の幹事会には、校長先生に替わり副校長の木田先生が参加を予定。
冒頭にご挨拶をいただく。

議事2. 楢葉会総会・創立40周年記念式典

1. 会場、見積書報告の検討

総会・記念式典の会場の決定を幹事会に諮る予定。
見積書は、「ハイアットリージェンシー東京」「ベルサール新宿グランド」「ホテルメトロポリタン(池袋)」の3社から提出を受けた

  • ハイアットリージェンシー 合計金額¥7,014,600
    食事代4、950、000 会場費  220,000 音響映像設備808,000 サービス料517,000
  • ベルサール新宿グランド  合計金額¥6,214,320
    食事代3,520,000 会場費 1,870,000 音響映像設備 90,000  営業管理費274,000
  • ホテルメトロポリタン   合計金額¥6,253,200
    食事代5,143,000 会場費 502,200 音響映像設備108,000 サービス料 500,000

益子会長から、通常、最安値の提示会社へ委託するのがもっとも合理的であるとの判断が一般的になされるものだが、今回は、何故、aを選択するのかとの疑問が呈された。

 

  • は、総額として一番高いものの、総会・懇親会・控室、それぞれ3会場が準備でき、総会と式典を時間的なロスなく運営ができることから当会場を使用したい。幹事会にてその旨を説明・提案し、決裁を受けた上で確定する。尚、値引き交渉については、引き続き他社と同額程度まで下げられるように交渉を続けていく。
2. 同窓会事務局委託見積りについて
40周年記念行事の招集ハガキの出力や郵送手続き、運営サポートのために同社に業務を委託し、運営作業の省力化を図りたい旨が報告され、了解される。
幹事会にて決裁されれば、委託を依頼する。(委託費用 ¥1,311,827)
3. 会費などの集金方法(ゆうちょ銀行振替口座開設)
40周年記念行事の会費徴収方法については、事前振込みとし、確実な会費の集金、徴収業務の効率化、安全性を担保するため、同窓会事務局経由でゆうちょ銀行振替口座を開設し、利用する旨が報告され、了解される。
4. 同窓会口座からの補助支出
40周年記念行事の実施において、②③の費用、および、当日運営委託などを行なった場合に、おおむね300万円程度の費用支出が見込まれる。
この事業運営における支出について、幹事会にて承認を得ることとする。
5. 青梅信用金庫口座からゆうちょ銀行変更について
現在の当会の出納口座は、「青梅信用金庫」にあるが、今後、将来的に会計担当が出納業務を行ないやすいように支店の多い「ゆうちょ銀行」へ口座を変更したい旨、提案がなされた。幹事会にて諮り決裁次第、変更手続きをする旨、了解された。
議事3. 総会、記念式典準備のスケジュールについて

式典開催を2016年11月6日予定とすると、逆算するとおおよそ1年しかない状況となり、日程、場所を確定し、運営サポート業者「同窓会事務局」との業務委託契約締結を急ぐ必要がある。理事会・幹事会の招集日程を確認し、企画案などを集めて企画内容を詰めていくことが確認された。

議事4. 40周年記念会報について

周年記念行事の開催に参加できない同窓会員に対して、広く40周年の歴史と記念行事の開催報告を行なう手段として会報の発行を行なうことが確認された。
幹事会にて了承を得て、会報発行も2016年度の事業として取り組むこととする。

議事5. 同窓会規約の改正について(前回からの見直し)

同窓会の運営にあたって、例えば、議決を総会にて行なうこととなっているなど、実情にそぐわない点が散見されているため、一部改正を行なっていく。

前回の幹事会にて指摘された内容を加味し、修正案を当会幹事会に諮り、問題がなければ周年記念時の総会にて了解を得て、改正を行なうことで了解された。

 

※議事資料は、幹事会配布資料を参照のこと。

役員会に引き続き、別室に移動して、幹事会が執り行われた。

以上