平成27年度 第2回 幹事会 議事録

投稿日時:2015年11月12日 19:39
お知らせカテゴリー:総会・幹事会

日 時:平成27年10月18日(日)10:30~12:00
会 場:東京都立久留米西高等学校「応接室」
出 席:12名 (敬称省略)

益子 久(9期)、丘 雅博(1期)、堀井(印南)貴子(8期)、中里 直之(5期)
大久保 尚子(6期)、新井 みどり(9期)、小田切 幸久(2期)、下野 健太(37期)
大原 匠(37期)、加藤 雅子(28期)、 渡邉 智哉(18期)、伊坂 健司(12期)

欠 席: 46名
委任状: 57通
臨 席: 1名   木田先生 (副校長)
(招集総数 355通)

 

【第2回 幹事会 議事】

書記担当の伊坂氏 司会の下、幹事会が進行された。

 

 幹事参加状況報告
1. 同窓会 会長の挨拶
2. 東京都立久留米西高等学校 副校長の挨拶
3. 議事 楢葉会総会・創立40周年記念式典

  • 会場、見積書報告の検討
  • 同窓会事務局委託見積りについて
  • 会費などの集金方法(ゆうちょ銀行振替口座開設)
  • 同窓会口座からの補助支出
  • 青梅信用金庫口座からゆうちょ銀行変更について
4. 議事 総会、記念式典準備のスケジュールについて
5. 議事 40周年記念会報について
6. 議事 同窓会規約の改正について(前回からの見直し)
自己紹介
次回、幹事会開催について
 

【詳細内容】

 

幹事会参加状況の報告

招集通知355通発送
参加13通 / 欠席47通 / 委任57通 / 未回答228通

1. 同窓会会長の挨拶(第9期 益子 会長)

幹事会開催にあたり、益子会長より参加幹事へ挨拶がなされた。
「本日は、お忙しい中、お集まりくださいまして有難うございます。
今幹事会では、同窓会設立40周年記念式典について、検討をしていきます。
前回の20周年記念式典では、本日ご出席の前会長の小田切さんを中心に幹事会メンバーが活動をして、成功させました。
その後、会長を私が継いでいる訳ですが、是非、40周年式典も同様に成功させられるように本日お集まりの皆様のお力添えをいただき、活動してきたいと存じます。
どうぞ宜しくお願い申上げます。」

 2.  東京都立久留米西高等学校 副校長の挨拶(木田副校長)

副校長の木田先生よりご挨拶を賜った。
「同校校長の川原に替わり、ご挨拶申し上げます。
私は、副校長を務めさせて頂いております副校長の木田でございます。同校には、赴任にして3年が経ちます。
同窓会からは、会員名簿の整備、同窓会HPの立上げ、駐輪場整備の補助、土日講習の実施など同校の活動にも幅広くご支援を賜りまして有難うございます。
その甲斐もあり、徐々にではありますが、さまざまなところで少しずつ成果があらわれてきているように感じています。
例えば、進路でも現役での日東駒専クラスにも現役合格者がでておりますし、部活動もとても盛んで、バレーボールや硬式テニスは、都大会でベスト16に入るなど、健闘しております。
是非とも今後も引き続きご支援を賜りますようお願い申上げます。」

3. 議事 楢葉会総会・創立40周年記念式典 (第1期 丘 会計担当)

A. 会場、見積書報告の検討

前回の幹事会で小田切氏より指摘いただいた通り、周年記念行事の開催会場の選定プロセスにおいて透明性を担保するため、3社からの相見積を取った。
その中から条件面で最も適合する会場に決定したい。
具体的には、見積を新宿地区から会場の広さとして適合し得る「ハイアットリージェンシー」(ホテル)、「ベルサール新宿グランド」(会議場)の2社、池袋地区「ホテルメトロポリタン」の1社、計3社から取得した。
運営内容が明確に固まる前での打診的な見積書であるため、比較項目がそれぞれとなっているが、この中から条件面で適合する会場を検討した。(図1)

【図1】
図1
現時点では、参加人数が確定しておらず、ある程度の会場の広さにバッファーが取れること、また、総会と懇親会の会場を分けて運営でき、時間的なロスのないことなどを鑑みて、会場は「ハイアットリージェンシー東京」を利用することが提案された。
→幹事会全会一致にて可決され、当議事は確定した。

B-1. 株式会社「同窓会事務局」委託見積りについて
周年行事を開催するにあたり、ハガキ郵送による開催通知業務、会費徴収の口座振替等金銭管理業務を㈱ 同窓会事務局へ\1,311,827にて委託することが提案された。幹事意見

Q. 当日の運営、窓口出納など、なるべく幹事会側の負担少なく運営できるように委託対象業務を拡大して契約した方がよいのではないか。
A. 同社へ追加見積を依頼致しますが、今回の決議された見積金額を超えることになるかと思われますので、付帯決議としてその分の承認も合せて頂きたいと存じます。

 

B-2.  会費などの集金方法(ゆうちょ銀行振替口座開設)

会費徴収のための口座を「ゆうちょ銀行」の振替口座を開設する旨が説明された。
別に決済方法として「SMBCファイナンスサービス株式会社」も検討したが、初期費用やランニング費用を検討すると「ゆうちょ銀行」のサービスの方が有利。

B-3. 同窓会口座からの補助支出

現在、当会の1000万円程の会運営費をプールしています。
このうち、周年行事の運営にあたり、て約400万円の支出が予想されます。
(㈱同窓会事務局への支払い、人員サポートの費用、ホテル会場費の補助など)当費用の出納についての決裁をお願い致します。

B-4. 青梅信用金庫口座からゆうちょ銀行変更について

周年行事の振替口座の開設、および、現在の青梅信用金は窓口が少ない為、今後の会計業務にあるため、当会の保有口座を青梅信用金庫からゆうちょ銀行へ変更します。

→各号ともに幹事会全会一致で可決され、当議事は確定した。

 3. 議事 総会、記念式典準備のスケジュールについて (伊坂 書記担当)

周年記念実施日は、2016年11月6日にて予定されています。
ここから逆算すると、今後の理事会、幹事会などのスケジュールを確定して、実施内容を詰めていいかなければなりません。
現段階でのおおよそのスケジュール計画は、

 

2015年11月23日 (株)同窓会事務局 周年行事の企画運営の打合せ、同社との契約手続き
2016年02月 理事会開催 企画内容の草案確定
2016年04月 会計監査 2015年度の会計監査
2016年05月22日 理事会・幹事会 企画案の議事確定
2016年07月 理事会・幹事会 詳細内容の打合せ
2016年08月 開催通知のハガキを郵送
2016年10月 理事会・幹事会 最終打合せ

 

次回までに各幹事は、企画案などの提案ができるようにしておいて下さい。
また、5/22に今からスケジューリングし、参加するようにお願い致します。

4. 議事 40周年記念会報について(丘 会計担当)

来年度、40周年記念式典を執り行いますが、当然、遠方の方や参加できない方も大勢いらっしゃることを鑑みると、合わせて40周年記念会報の発行も必要であると考えています。
そこで発行計画を検討しております。発行には、前回20周年会報の発行時を参考にすると、おおよそ253万円程度の費用が見込まれています周年記念号の発行、および、予算履行の決裁をお願い致します。

→全会一致で当案件は決議された。

5. 議事 同窓会規約の改正について(益子会長 )

前回の会合にて指摘を受けた点などを修正し、添付資料の通りに改訂致しました。
改訂な主な目的は、もはや招集をかけて総会を催すなどが労力やコスト面から現実的な状況にないため、替わって、幹事を招集して運営する方法に切り替えるものです。
本日のお集まりいただきました幹事の皆様にご賛同を頂ければ、周年記念総会議案として上程し、決議を得たいと存じます。

幹事意見

Q. 同窓会の会費は、終身会費とするならば、金額を挙げた方がよいのではないか。
A. 過去に3000円から5000円に引き上げたことがありますが、さらなる値上げは、反対される可能性が高いですし、古い人へ恩恵を受けることになるので、維持したい。

Q. 今後の運営費用については、どのように収入を得ていくのか。
A. 同窓会に所属する卒業生の皆様へ寄付を募るなどの方法を考えたい。

Q. 同窓会への帰属意識が低迷し、会の運営が難しい状況であることを考えると、何かしらの広報活動などを要するのではないか。
A.    卒業時に入会案内を配布し、担当教諭より説明を依頼する。(規約なども合わせて配布)また、入会時にも案内をするなど、広報に勤めたい。

Q. 卒業後のクラス会開催時に一部援助などを行なって、同窓会をアピールしてはどうか。
A. 今後の検討の一つとさせていただきます。

Q.  幹事会は委任状を含めて40名以上の出席をもって成立するの条文は、30人程度としておいた方が議事の執行がしやすいのではないか。
A.    人数は、制限人数などはなく、組織体内での決めの問題ですが、公の組織としては一定の人数を介さないと透明性や公平性が保てないと考えます。

Q. 幹事は、各期の各クラス1名を選出するという条文は、時間とともに選任された幹事は減るものと予想されるので、現状の男女2名を維持した方がよいのではないか。
A.    ご意見の通り、現状維持します。

→一部条文の変更した上で上程議案とする旨、全会一致で当案件は決議された。

 ■  自己紹介

益子氏(8期) 今年度も引き続き会長を務めさせて頂いております。
周年行事を成功できるようにがんばりたいと存じます。
丘 氏(1期) 現在、隣の東久留米総合に勤めております。
今日ご参加されている加藤さんのお父様の御葬儀に参加して参りました。
ご家族で久留米西を卒業されていらっしゃり、何かと同窓会でもご協力を頂いておりましたが、突然のことで驚いております。
周年行事にもご参加頂けると思っていたもので、残念でなりません。
故人のご冥福をお祈り致します。
堀井氏(8期) 以前に同校にて事務を行なっておりました関係で同窓会に協力参加をしています。
中里氏(5期) 最近は、クラス会も行っていないのでこの機にまた集まりたいと思います。
大久保氏(6期) 30年振りで、幹事であることすら忘れていました。40周年行事に向けて、活動したい。
小寺氏(9期) 幹事であった自覚がなかったが、今回を機に40周年行事に協力したい。
小田切氏(2期) 前会長を務めておりました小田切です。20周年記念行事など行事開催や運営はとても大変なことですが、40周年行事も成功するように微力ながら協力をしたいと思います。
嶋野氏(37期) 分からない事も多いですが、若い力を発揮して頑張ります。
大原氏(37期) 頑張ります。
加藤氏(28期) 卒業して10年ぐらい経ちますが、周年行事の成功に向けて協力していきたいと思います。
渡邉氏(18期) 在学中は、生徒会活動で頑張っていました。現在は、都内の学校で教諭を務めています。周年行事が成功するように協力したいと思います。
伊坂氏(12期) 現在は、一般企業に勤めていますが、同校には、教育実習にてお世話になった記憶があります。少しでも恩返しができればと思います。
連絡事項

昨年度の会計監査にて一部修正がございましたので、あらためて幹事会に提出致します。
会計監査については、再度、関係者の監査を受けて、確認を頂いております。

次回、幹事会開催について
2016年5月22日(日)10:30~を予定します。

以上