同窓会規約改正案

投稿日時:2016年03月29日 15:02
お知らせカテゴリー:事務局からのお知らせ

会員各位

東京都立久留米西高等学校同窓会も発足40周年を迎え、本会員数も1万名を超えています。

現在の同窓会規約では総会を中心に運営することになっていますが、毎年総会を開催することは予算的にも困難な状況にあります。(郵便物発送代1回約82万円)

本会の運営が休止状態であったことも一つにはそうしたことが影響しています。

同窓会40周年を区切りとして新たな同窓会のあり方、方向性を役員・幹事会では考えてまいりました。その事業として、まず現在開設しているホームページを活用し、会員との結びつきを深めてまいります。また、定期総会は周年行事に合わせて開催することとし、総会の位置づけはそのまま最高議決機関として引き継ぎ、その代わりに各期を代表している幹事が出席する幹事会を本会の中心的議決機関として位置づけ、幹事会で多くの事業運営・審議・議決をして行こうと思います。

各幹事におかれましては、今後とも期の代表として、多くの出席をお待ちしています。

それから、幹事も経年とともに不明者が多く、委任状の返信がない幹事も多いので幹事会運営にも苦慮しているのが現状です。現在は委任状を含め招集葉書を約350通発送し、返信が60通前後であります。

クラス会・同期会など開催する機会がありましたら、自薦、他薦どちらでも結構ですので再度、各期幹事を選任していただきますようお願い申し上げます。選任後は同窓会事務局までお知らせください。

以上、ご意見などがございましたら、「お問い合わせ」よりご連絡ください。

 

本規約改正については現同窓会規約第3章〈幹事会〉第20条③規約改正の発議により、平成28年5月22日(日曜日)の幹事会にて改正案を提出いたします。

 

緑字は言葉の修正案

赤字は文章の改正案

⇒は解説になります

 

第1章〈総則〉
第1条  本会は東京都立久留米西高等学校同窓会と称する。
第2条  本会は事務局を東京都立久留米西高等学校内に置く。

(所在地:東京都東久留米市野火止2-1-44)

⇒金融機関等確認のために所在地を記載する

第2章〈目的・事業〉
第3条  本会は会員相互の親睦と学校の発展に協力することを目的とする。
第4条  本会は前条の目的を達成するため次の事業を行なう。

①    会員相互の親睦を深めるための活動・事業(変更前⇒行事)

②    会員名簿の管理、会報の作成・発行。

③    学校の教育活動に対する協力活動・事業(変更前⇒行事)

④    その他、必要と認められる活動・事業(変更前⇒行事)

⇒個人情報保護のため会員名簿の発行はしないので管理とする

第3章〈構成・組織〉
第5条  本会は東京都立久留米西高等学校の卒業生を会員とする。
第6条  本会は東京都立久留米西高等学校の現・旧職員を客員とする。
第7条  本会は会員・客員の他、役員会(変更前⇒理事会)で推薦し総会で認められた者を特別会員とすることができる。
第8条  本会は次の組織をもつ。

①    総会

②    役員会(変更前⇒理事会)

③    幹事会

④    会計監査委員会

⑤    事務局

〈総会〉
第9条  総会は全ての会員・客員・特別会員をもって構成される。
第10条  総会は本会最高の議決機関である。
第11条  総会は委任状を含め300名以上の出席をもって成立する。議決は委任状を含め出席者の過半数をもって成立する。
第12条  総会は定期総会及び臨時総会として会長が招集する。
第13条  定期総会は周年行事に合わせ(変更前:毎年10月中の日曜日に)開催される。

⇒会員数増加のために毎年開催することは不可能

第14条  臨時総会は次の各項の一に該当する場合開催される。

①    会長が必要と認めるとき

②    役員会(変更前⇒理事会)が必要と認めるとき

第15条  総会は次の各項の審議・議決を行う。

①    会務報告

②    幹事会報告

③    会計監査委員会報告

④    その他、重要と認められる事項

(変更前:②決算報告・監査報告③予算案④役員・特別会員の承認⑤理事会提出の議案・報告)

⇒②③④⑤は幹事会で行い総会では幹事会報告を行う

〈役員会(変更前⇒理事会)〉
第16条  役員会(変更前⇒理事会)は会長・副会長・書記(変更前:各期代表幹事)・会計により構成され、会長が必要と認められたとき招集される。

⇒各期代表幹事は規定がなく、幹事会の審議・議決員であるので削除、書記を記載した

第17条  役員会(変更前⇒理事会)は次の各項を行う。

①    事業活動案・予算案の作成

②    総会に提出する議案・報告の作成

③    総会に対する特別会員の推薦

④    その他、必要と認められる事項

⇒事業活動案も作成する

第18条  役員会(変更前⇒理事会)は総会及び幹事会で議決された事項を行う執行機関である。
〈幹事会〉
第19条  幹事会は各期幹事により構成され、会長が毎年定期幹事会の招集を行う。(変更前:幹事より構成され幹事長が必要と認められたとき招集される)

⇒総会に代わり幹事会を毎年定期的に開催し審議・議決を行う

第20条  幹事会は次の各項を行う。

①    事業活動報告・会計報告の審議・議決

②    当該年度の事業活動案・予算案の審議・議決

③    役員の選出・特別会員の承認

④    会員名簿の管理・会報の作成・発行

⑤    規約改正の発議

    その他、必要と認められる事項

(変更前:①予算案の審議②会員名簿・会報の作成・発行)

⇒総会に代わって中心的な運営を行う

第21条  幹事会は総会に次ぐ議決機関である。
第22条  幹事会は委任状を含め40名以上(変更前:20名以上)の出席をもって成立する。

⇒ここ数年幹事会を開催してきたが、出席者が20名集まらず苦慮している委任状を含めて少なくとも代表幹事の1割40名とした

〈会計監査委員会〉
第23条  会計監査委員会は独立した組織とし、構成は会長・会計・会計監査委員とする。

⇒構成員を記載した

第24条  会計監査委員会は次の各項を行う。

①    会計監査

②    定期総会に対する会計監査報告

〈事務局〉
第25条  事務局は役員で構成され、業務は委託契約することができる(変更前:各期2名の幹事より構成される)

⇒現在、業務は同窓会事務局に委託している

第26条  事務局は本会についての事務一般を行う。
第4章〈各構成員(変更前⇒役員)
第27条  本会には次の構成員(変更前⇒役員)を置く。

①    名誉会長(1名)

②    会長(1名)

③    副会長(2名)

④    書記(2名)

⑤    会計(2名)

⑥    幹事(各クラス2名)

⑦    会計監査委員(2名)(変更前:3名)

⇒会計監査委員はなかなか選出できず3名から2名に減らした

〈名誉会長〉
第28条  名誉会長には東京都立久留米西高等学校校長を推載する。
〈会長〉
第29条  会長は幹事の中から互選により選出する。
第30条  会長は本会を代表し次の各項を行う。

①    会務の総括

②    総会・役員会(変更前⇒理事会)・幹事会の招集

⇒幹事会も招集する

〈副会長〉
第31条  副会長は幹事の中から互選により選出する。但し、2名とも同一の期であってはならない。
第32条  副会長は会長を補佐し、会長に事故がある時は会長の職務を代行する。
〈書記〉
第33条  書記は幹事の中から互選により選出する。
第34条  書記は次の各項を行う。

①    記録

②    広報・ホームページの更新

⇒ホームページを活用して幹事会などの情報を会員に知らせる

〈会計〉
第35条  会計は幹事の中から互選により選出される。
第36条  会計は次の各項を行う。

①    会計

②    管財

〈幹事〉
第37条  幹事は卒業時のクラスごとに2名(変更前:男女各1名)とする。任期は1年とし、再任を妨げないものとする。

⇒男女平等とし区別はしない

第38条  幹事は各期の会員を代表し、幹事会の審議・議決権を有する。(変更前:各期ごとに代表幹事を男女各1名互選により選出する)

⇒代表幹事の役割がなく幹事選出だけでも人数不足になっているので削除し、役割を明記した

〈会計監査委員〉
第39条  会計監査委員は会員より選出し、幹事会の承認を得て(変更前:幹事以外の会員の中より理事会が指名し、総会の承認を得て、)会長が任命する。但し、同一の期に属する者が(削除:2名以上)あってはならない。

⇒毎年のことであるので幹事会で承認、2名になったことで同一期以外になる

第40条  会計監査委員は次の各項を行う。

①    会計の監査ならびに会計監査報告

②    本会の財産についての監査

第5章〈会計〉
第41条  本会の経費は次の各項をもって当てる。

①    入会金(変更前⇒終身会費)

②    臨時会費

③    寄付金

④    その他の収入

第42条  入会金(変更前⇒終身会費)は5000円とし、入会時に納入する。(変更前:終身会費は入会時に納入するものとする。金額は学校と協議の上、理事会において定める)

⇒入会金を規定する

第43条  本会の会計年度は、毎年4月1日に始まり、3月31日に終わる。
第6章〈付則〉
第44条  会員は住所・氏名等に変更のあった時は、直ちに事務局に連絡しなければならない。
第45条  本会の議決は出席者の過半数をもって成立する。但し、規約改正については、出席者の3分の2以上の賛成を要する。
第46条  本規約は昭和52年10月16日設立総会の日より発効する。
〈規約改正〉

平成4年6月28日一部改正

(第3章第13条 定期総会は毎年5月第2日曜日に開催される。